De robotisering van Schiphol: een metafoor voor het MKB

Robotisering van de paspoortcontrole op Schiphol

Deze zomer ging ik op vakantie naar Mexico. Even de batterij opladen met behulp van tequila, taco’s en prachtig weer. Voordat ik plaats kon nemen in het vliegtuig, passeerde ik de douane van luchthaven Schiphol. Zoals velen van jullie zeer waarschijnlijk al hebben ervaren, bestaat de hedendaagse paspoortcontrole van Schiphol niet meer uit het afgeven van je paspoort aan een intimiderende knul in Marechaussee-uniform die je vanuit zijn glazen hokje ongemakkelijk lang aankijkt tot je je begint af te vragen of je je paspoort ooit nog terug zult zien. Nee, je kunt nu je paspoort gewoon stevig vasthouden gedurende de controle. Deze leg je op een scanapparaat, waarna je jezelf identificeert door recht in een camera te kijken. Volg je deze stappen op de juiste manier, dan word je doorgelaten. De machine doet het werk, er komt geen douanier meer aan te pas.
De douane van Schiphol is gerobotiseerd.

Meer informatie over de werking van de eGates op Schiphol vind je hier: https://www.schiphol.nl/nl/pagina/paspoort-en-reisdocumenten/

Robotisering in het MKB

Voor velen zal dit fenomeen beangstigend zijn. Een hoop koude technologie, volledig geautomatiseerde handelingen en gebrek aan persoonlijk contact. Ik kan me dat heel goed voorstellen. De robotisering van bedrijfsprocessen die in het geval van Schiphol zichtbaar en zelfs tastbaar is, is een ontwikkeling die bij de meeste corporates en steeds meer MKB-bedrijven voorkomt.

Als bedrijf heb je normaliter een goed product en een goede propositie. De processen die daaromheen hangen, zoals het identificatie- en controleproces van Schiphol, ondersteunen bij het realiseren van de beloftes. Om deze processen optimaal te houden, kunnen bedrijven niet achterblijven in de technologische ontwikkeling. En die druk wordt gevoeld.

Het mediabureau van Gerard

Afgelopen week was ik bij Gerard. Iedere twee weken zitten we samen om zijn werkprocessen te robotiseren. Gerard runt samen met zijn vrouw en zestien media-adviseurs Lifestyle Media Group, een bureau dat advertentieruimte verkoopt voor bedrijven in allerlei (cross)media. Het bureau heeft een grote hoeveelheid klanten, die in de adviserende fase via filters aan een medium dat geschikt is voor hun bedrijf worden gekoppeld. Dit kan een tijdschrift zijn, maar bijvoorbeeld ook het sociale mediakanaal van een influencer. Een klant koopt vaak meerdere ‘plekken’ om een advertentie te plaatsen.

Zodra voor de klant middels advies een passende advertentieruimte is gevonden begint de volgende fase en ontstaan er allerlei taken. Het bureau gebruikt veel systemen voor verschillende administratieve werkprocessen. Zo wordt per verkochte advertentie een nieuw project toegevoegd, meerdere deadlines toebedeeld, een planning gemaakt, de financiële administratie bijgewerkt, etcetera. Elk gebruikt systeem vereist zijn eigen set aan handelingen. De systemen zijn stuk voor stuk nuttig en fijn in gebruik, maar het invoeren van de benodigde gegevens en instellingen per nieuw traject kost veel tijd, zeker omdat er in totaal wel zestig klanten kunnen worden geclosed. Voor veel medewerkers van Gerard zijn deze handelingen onderdeel van het takenpakket. Hiernaast onderhouden zij het klantcontact en benaderen ze prospects met koud bellen. Doordat het bedrijf een gigantisch klantenbestand heeft, zorgt het uitvoeren van dit takenpakket voor een hoge werkdruk. De medewerkers van Gerard werken hard om het groeiende aantal aanvragen te kunnen verwerken. Door het hoge tempo is een fout snel gemaakt. Gelukkig bleek dit anders te kunnen.

De robots van Crony

In het kosteloze eerste consult met Crony is er samen met Gerard berekend hoeveel tijd zijn medewerkers gemiddeld kwijt zijn aan de genoemde administratieve taken. Het bleek te gaan om een aantal dagen per maand. Crony gaf aan dat Gerard deze dagen volledig terug kan krijgen, zodat hij ze anders kan besteden. Gerard reageerde in eerste instantie terughoudend en was bang dat de tijdsbesparing zou tegenvallen. Zijn onzekerheid bij een investering als deze was begrijpelijk. Om Gerards twijfel weg te nemen is er een gegarandeerde tijdsbesparing afgesproken. Mocht de besparing die is berekend niet overeenkomen met de werkelijke besparing, dan hoeft Gerard niets aan Crony te betalen. Dat trok Gerard over de streep. Crony ontwikkelt nu een robot die de eentonige, administratieve handelingen volledig overneemt. Op het moment dat er een slot wordt gekocht zullen alle processen automatisch in werking worden gesteld. De benodigde gegevens dienen slechts eenmalig ingevoerd te worden, waarna alle afzonderlijke taken vanzelf worden uitgevoerd in de bijbehorende systemen. Zo wordt een groot deel van de werkprocessen in het bedrijf van Gerard gerobotiseerd.

Een succesvollere onderneming

Een belangrijke vraag voor een ondernemer is natuurlijk, wat doe je met de tijd die overblijft door de inspanningen van de robot? Dat is voor Gerard geen moeilijke vraag: allereerst geeft hij aan dat zijn personeelsbestand zal krimpen van zestien medewerkers naar acht, wat een flinke kostendaling met zich meebrengt. Deze acht medewerkers zijn in staat veel meer tijd te besteden aan de overige taken, die ze ook nog eens veel leuker vinden. De kwaliteit van het klantcontact zal verbeteren doordat er meer persoonlijke aandacht mogelijk is en er is meer tijd voor het koud benaderen van de doelgroep, waardoor de salesresultaten zullen stijgen. De werkdruk verlaagt doordat er meer tijd is voor het takenpakket en de werknemers meer voldoening halen uit hun taken. Daarnaast daalt ook de kans op fouten in de administratie naar een nulpunt, doordat de robot deze taken uitvoert. In de overige taken zullen er ook minder fouten worden gemaakt, omdat deze meer aandacht krijgen. Dit zal eveneens voor meer voldoening zorgen bij de medewerkers en verbetert de kwaliteit van het product. Uiteindelijk zal de tijdsbesparing voor Gerard een grotere omzet en tevreden personeel opleveren, waarmee zijn bedrijf dus succesvoller zal zijn. 

In het geval van Schiphol is het niet anders. Door het gebruik van de beschreven eGates zijn passagiers sneller gecontroleerd, wat zorgt voor een betere doorvoer in de luchthaven en meer comfort voor de reizigers. De Koninklijke Marechaussee hoeft niet meer hun glazen-hokjes-controlewerk te doen, waardoor ze zich kunnen richten op het spotten van verdachte bewegingen in de mensenmassa en betere persoonlijke ondersteuning kunnen bieden aan passagiers die het nodig hebben. Reizen via Schiphol wordt comfortabeler, veiliger, sneller en beter.

Een kosteloos consult bij Crony

Met de voorbeelden van Schiphol en Gerard hoop ik de meesten van jullie enig inzicht te hebben gegeven in de voordelen van het robotiseren van werkprocessen. Mocht het integreren van een robot nog steeds wat spannend klinken, dan is het mogelijk bij Crony een gratis consult aan te vragen waarin onze werkwijze nog uitgebreider wordt toegelicht en de mogelijkheden voor jouw specifieke bedrijfssituatie in 30 minuten kunnen worden besproken. Zie hiervoor het aanvraagformulier onderaan deze pagina.

Bedankt voor het lezen, ik zie je graag bij ons terug.

Hartelijke groet,

Raf Soentjens

Dit artikel delen op:

Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on linkedin

Schrijf je in voor een gratis 30 minuten consult met een robotspecialist.

Wat wij garanderen

  • Inzicht in de kansen voor jouw organisatie
  • Tijd- en kostenwinst
  • Geen besparing? Geen betaling!

Schrijf je in voor een gratis 30 minuten consult met een robotspecialist.

Wat wij garanderen:

  • Inzicht in de kansen voor jouw organisatie
  • Tijd- en kostenwinst
  • Geen besparing? Geen betaling!

Reacties:

Schrijf je in voor een gratis 30 minuten consult met een robotspecialist.

Wat wij garanderen

  • Inzicht in de kansen voor jouw organisatie
  • Tijd- en kostenwinst
  • Geen besparing? Geen betaling!

Schrijf je in voor een gratis 30 minuten consult met een robotspecialist.

Wat wij garanderen:

  • Inzicht in de kansen voor jouw organisatie
  • Tijd- en kostenwinst
  • Geen besparing? Geen betaling!